دليل المستخدم لـ "نظام إدارة الأصول - موجودات"

يمكن إجراء بحث مفلتر ضمن قائمة الأصول والفلترة تتم على مجموعة من المعلومات المختلفة.

يتم إضافة مجموعة من التفاصيل المتعلقة بالأصل وهي المعلومات العامة ومعلومات الكاتالوج:

1. المعلومات العامة:

• رمز الأصل (باركود الأصل).
• الوصف: يتم تعبئته تلقائياً عند تعبئة حقل المجموعة.
• الوصف بالعربية: هو شرح إضافي يمكن أن يقوم المنسق الإداري بإضافته في حال رغبته بذلك.
• تاريخ الإدخال: تاريخ ثابت وهو بتاريخ اليوم الذي تتم فيه عملية الإدخال.
• الكمية: هي تلقائية 1.
• الحالة: ثابتة وهي R- مطلوب.
• صاحب العهدة: الشخص الذي سيستخدم هذا الأصل ولتحديده يظهر جدول بأسماء الموظفين جميعهم.
• المشرف: هو المنسق الإداري للمبنى الذي يوجد فيه الأصل ويجب تحديد مشرف الأصل بشكل دائم.
• حالة الأصل: يجب الالتزام بأن تكون حالة الأصل المدخلة إحد الحالات التالية:

1. جيد: الأصل الذي حالته الفيزيائية جيدة أي جديد نسبياً ويلبي وظيفته على نحو فعال
2.  مقبول: الأصل الذي حالته الفزيائية مقبولة أي قد يكون معطوباً بشكل طفيف لكن يلبي وظيفته دون خطر يسبب أي ضرر للمستخدم وبحاجة لصيانة بسيطة
3. سيء: الأصل الذي حالته الفيزيائية سيئة أو بحاجة للصيانة ليعود قابل للاستخدام أي لا يلبي وظيفته بالشكل المطلوب أوقد يسبب استعماله خطراً على المستخدم.
4. خردة: هو الأصل الذي لا جدوى من صيانته ويجب استبعاده

• حالة الأصل أب/ابن: وهذا يعني أنه في بعض الحالات تكون الأصول تتألف من أصل رئيسي يحتوي مجموعة من الأصول الفرعية فيتم تصنيفها أب أم ابن
• استئجار: الأصل مملوك من قبل الغير ويسخدم من قبل الأمانة مثل الأصول المستلمة من (وزارة ثقافة، جامعة دمشق..).
• غير ملموس، غير معدود، غير رأسمالي يتم تحديد هذه الحالات من قبل المحاسب الرئيسي للأصول والمستودعات حصراً.

2. معلومات الكاتالوج:

• الفئة: تصنيف الأصل الرئيسي.
• الفئة الفرعية: تصنيف الأصل الفرعي.
• المجموعة: الأصل ذاته.
• التصنيف: ليس بالضرورة أن تتم تعبئته.
• الفعالية: الجهة الممولة لشراء هذا الأصل ويتم تحديد هذه المعلومة من قبل المحاسب الرئيسي للأصول والمستودعات حصراً.
• الباركود: هو رمز الأصل نفسه.
• الباركود القديم، RFID، رمز التكامل يمكن تركها فارغة.

يمكن إضافة صورة للأصل الذي تتم إضافته.

ملاحظة: الحقول المعلّمة باللون البرتقالي يجب إدخالها ويقوم النظام بإجبار المستخدم على إدخالها ولكن يجب عموماً تعبئة كافة الحقول.

المنسق الإداري لا يقوم بتعبئة أي حقل من حقول هذه التبويبة بل يقوم محاسب المستودعات والأصول بتعبئتها فقط، وتتضمن المعلومات التالية:

• طريقة الاهتلاك: يجب تحديدها دوماً باهتلاك خطي.
• نوع الاهتلاك: يحدد أوتوماتيكياً من قبل النظام.
• القيمة / النسبة: أوتوماتيكي تبعاً للأصل.
• العمر المتوقع: له معايير موجودة في السياسات.
• قيمة الاهتلاك الأولية: يتم تحديدها في حال كان الأصل من الأصول القديمة.
• تاريخ الملكية: تاريخ ابتداء اهتلاك الأصل ( أي شيء يتم شراؤه بعد 15 من الشهر يبدأ اهتلاكه من الشهر الذي يليه وسيتم توضيح ذلك بملف منفصل).
• بداية الفترة: بناءً على تاريخ الملكية.
• نوع بداية الاهتلاك.
• آخر مبلغ اهتلاك.
• مجموع الاهتلاك.
• القيمة الصافية.

في تبويبة التصنيع يتم إدخال مواصفات الأصل حسب الموجود ضمن دليل الأصول في العمود الذي يحمل اسم required details، وتتم تعبئتها ضمن حقول التصنيع على الشكل التالي:

• الأصول التي تحتاج لتعبئة كل من (brand, material) يتم إضافتهم إلى حقل العلامة التجارية
• الأصول التي تحتاج إلى تعبئة كل من (color, model) يتم إضافتهم إلى حقل النموذج
• الأصول التي تحتاج إلى تعبئة كل من (capacity, size, length, zone capacity) يتم إضافتهم إلى حقل القياس
• الأصول التي تحتاج إلى تعبئة كل من (shape, type, specifications) يتم إضافتهم إلى حقل التخصصات
• أما في حال كان الأصل سيارة يجب تعبئة سنة الصنع الخاصة بها