دليل المستخدم لـ "أرشفة البريد الإلكتروني"

1

Step

    شرح أرشفة البريد الإلكتروني
    • حجم البريد الإلكتروني لكل موظف 300 MB, و عليه يجب تأمين أرشفة دورية للبريد الإلكتروني الهدف منها هو أرشفة جميع المراسلات الموجودة ضمن البريد وذلك بعد مرور 60 يوم على آخر عملية أرشفة.
    • يمكن الوصول الى مراسلات البريد الإلكتروني المؤرشف في حال عدم وجود اتصال بشبكة الأمانة (Offline) وكذلك الأمر عند الاتصال بالشبكة (Online).
    • يمكن الوصول إلى مراسلات البريد الإلكتروني المؤرشف فقط عن طريق جهاز الموظف الخاص بالعمل من خلال برنامج (Outlook) و لا يمكن الوصول إليه من خلال ( Mobile outlook , OWA ).

    ولتفعيل الأرشفة الدورية للبريد الإلكتروني يجب إتباع خطوات معينة سيتم ذكرها في الخطوة التالية.

2

Step

    الخطوة الأولى

    في البداية يجب فتح برنامج Outlook.

3

Step

    الخطوة الثانية

    من ثمّ اختيار File.

4

Step

    الخطوة الثالثة

    من خيارات (Options) يتم اختيار متقدم (Advanced) ومن ثمّ الضغط على زر AutoArchive Settings.

5

Step

    الخطوة الرابعة

    تظهر النافذة التالية وعند الضغط على زر Apply these settings to all folders now، ومن ثمّ زر OK، ليتم تطبيق عملية الأرشفة على جميع الملفات (الصندوق الوراد، الصندوق الصادر...).

6

Step

    ملاحظات
    • سيتم ظهور البريد الإلكتروني المؤرشف بعد مرور 48 ساعة على تفعيل الأرشفة الدورية مركزياً من قبل قسم تكنولوجيا الأمانة.
    •  تتم عملية الأرشفة التلقائية أول مرة بعد مرور 48 ساعة على تفعيلها من قبل قسم تكنولوجيا الأمانة، لتصبح بعد ذلك العملية بشكل دوري كل 60 يوم.
    •  يرجى أخذ العلم أنه بعد تفعيل ميزة الأرشفة الدورية سيتم نقل كافة مراسلات البريد الإلكتروني إلى مجلد الأرشيف (Archive folder) باستثناء أخر ثلاثة أشهر من المراسلات بحيث يمكن الوصول إليها عن طريق  (Mobile،OWA، Outlook،..).